De beste tips voor een effectieve sollicitatiebrief

Formaliteiten

1. Gebruik dezelfde stijl als de vacaturetekst
Let goed op de stijl van de vacaturetekst of de website van de organisatie waar je solliciteert. Zowel wat betreft lay-out als tekstueel. Is het formeel, informeel, zakelijk, hip, persoonlijk? Houd die stijl zo veel mogelijk aan. Als het goed is past die stijl ook bij jouw persoonlijke stijl. Anders zou je niet zo graag bij deze organisatie willen werken, toch? Bij een advocatenkantoor moet je bijvoorbeeld volgens zeer formele protocollen werken, dus laat je in je sollicitatiebrief zien dat je dat kunt. Wanneer je solliciteert op een functie in de sociale sector, is het belangrijk om iets over jezelf te vertellen, omdat je persoonlijkheid er toe doet in je werk.

Volg ook zo veel mogelijk de standaard lay-out van een formele brief; dit is niet saai, maar overzichtelijk. Maak het de lezer zo makkelijk mogelijk. De juiste volgorde is: afzender bovenaan, daaronder de geadresseerde, dan de plaats met datum en vervolgens het onderwerp van de brief.

2. Houd het bondig
Of je nu een formele sollicitatiebrief of een e-mail met je motivatie schrijft, houd het altijd bondig. Een recruiter heeft weinig tijd en leest dagelijks tientallen brieven. Wees kritisch op welke stukken er echt toe doen. Vind je dat lastig? Laat je brief nalezen door iemand anders die er objectiever naar kan kijken. Een sollicitatiebrief is maximaal één A4, met ruime marges en een normale grootte lettertype. Wanneer gevraagd wordt om een korte motivatie, probeer dan binnen de 300 woorden te blijven.

3. Taal
De tekst moet makkelijk te lezen zijn, helder, concreet en met de juiste toon. Bij lange zinnen en wollig taalgebruik haakt de lezer snel af. Vermijd dus ingewikkelde zinsconstructies en vage woorden zoals ‘systemen’ en ‘procesmatig’. Vaktermen mogen als je zeker weet dat de hr-man van het bedrijf ze ook kent. Gebruik korte zinnen, en wissel deze af met af en toe een langere zin. Besef ook dat één voorbeeld van je werkervaring meer zegt dan een abstracte uitleg van al je verantwoordelijkheden.

Sta ook stil bij je taalgebruik. De woorden ‘hoop’, ‘probeer’ en ‘eventueel’ komen onzeker over. Als je solliciteert op een commerciële functie is het belangrijk dat je jezelf in een paar zinnen kunt verkopen. Te veel enthousiasme – met woorden als geweldig, fantastisch, enorm – komt weer wat gekunsteld over. En eigenlijk ten overvloede, maar toch: spelfouten zijn uit den boze. Een spelfout toont aan dat je onzorgvuldig bent. Laat je brief door iemand checken!

Een sterk begin

4. Waarom solliciteer je?
Besteed je eerste alinea niet aan waar je de vacature hebt gevonden en een cliché als ‘met veel enthousiasme las ik de vacature’. Besteed deze alinea om in een paar zinnen te vertellen wie je bent en waarom jij solliciteert op deze baan. Welke aspecten aan het bedrijf spreken jou aan en in welk opzicht sluit dit aan bij jouw werkervaring en jou als persoon?

Motivatie

5. Wat heb jij te bieden?
Een recruiter is vooral benieuwd wat jij het bedrijf te bieden hebt. Wat jij allemaal verwacht van een nieuwe baan, is heel belangrijk om voor jezelf duidelijk voor ogen te hebben, maar hiermee overtuig je de recruiter niet. Vertel dus over jouw werkervaring, jouw competenties en verbind deze met de functie-eisen uit de vacaturetekst. Die vacaturetekst is enorm belangrijk; lees ‘m een paar keer door en schrijf op wat ze – in normale taal en niet in hr-jargon – willen. Verdiep je ook in het bedrijf door de bedrijfswebsite goed te bestuderen.

Houd dit steeds in gedachten wanneer je je brief schrijft. Je moet immers de recruiter overtuigen, dus besteed je aandacht aan de dingen waar zij om vragen. Je komt dan al snel op relevante verklaringen en voorbeelden, waardoor de recruiter het gevoel krijgt dat je begrijpt wat ze nodig hebben en dat jij over die competenties, vaardigheden en persoonlijkheid beschikt. Dus vragen ze om leidinggevende kwaliteiten? Kom dan met voorbeelden van jouw ervaring met leidinggeven. Vragen ze om vakkennis? Vertel in het kort wat jouw huidige visie is op het vakgebied.

6. Kom met voorbeelden en feiten
Een voorbeeld zegt veel meer dan beschrijvingen van je verantwoordelijkheden. Welke resultaten heb jij behaald? Aan welke doelstellingen van je afdeling of bedrijf heb jij bijgedragen? Welk probleem heb jij in je vorige baan of bijvoorbeeld als vrijwilliger opgelost? Noem ze! Heb je nog geen ervaring met leidinggeven, maar heb je wel stagiaires begeleid of voetbaltraining gegeven? Vertel dan wat je hiervan hebt geleerd. Solliciteer je op een interne vacature? Noem dan de resultaten die je hebt geboekt binnen het bedrijf. Die spreken nog meer tot de verbeelding.

7. Houd het nuchter en maak het persoonlijk
Een sterke motivatie heeft geen superlatieven en overdrijvingen nodig. Vertel enthousiast maar nuchter wat jou aanspreekt aan de functie en het bedrijf. Ook hiervoor geldt: laat de feiten en voorbeelden voor je spreken. Leg ook uit waarom jij past binnen de bedrijfscultuur. Ben je een sociaal type, competitief, een echte winnaar of iemand die structuur brengt in ingewikkelde projecten? Hiermee laat je zien dat jij past bij het bedrijf. De recruiter ontvangt vast ook sollicitaties van andere capabele mensen, maar met je persoonlijkheid kun je eruit springen. Het bedrijf wil iemand liever voor de lange termijn, en de kans is groter dat iemand blijft wanneer hij of zij past binnen het team.

Overtuigend slot

8. Enthousiast en zelfverzekerd
Vat je kwaliteiten en verwachtingen van de functie nogmaals samen op een leuke, sprekende manier. Een overtuigend slot begin je niet met ‘ik hoop dat ik word uitgenodigd voor een gesprek’. Formuleer het bijvoorbeeld zo: ‘Ik kom graag op gesprek om mijn motivatie verder toe te lichten.’

Tips

Gebruik deze link voor een goede open sollicitatiebrief.

Stel deze belangrijke 6 vragen bij je sollicitatie.

9 tips om je curriculum vitae te verbeteren.

Gebruik deze 10 tips inzake non-verbale communicatie bij het solliciteren.

Photo credit: Rumalowa via Interior Design / CC BY-ND